【干货分享】你公司的账记对了吗?专业会计师教您如何记账!

2019-11-01 渥太华微生活
来源:FeiMa CPAs

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你公司的账记对了吗?专业会计师教您如何记账!

 首先,为什么要好好记账?

很多创业者一谈到记账就感到很头疼,因为觉得记账只是为了遵守税务局(CRA)的法律要求。其实好好记账还是有很多好处的,举几个例子:

1.   更好地运营:

a.   了解公司的资产和负债,确保短期内有足够的流动资产能在账单到期前支付供应商;

b.   了解客户欠款状况,及时发现坏账;

c.   了解每年各类税务义务,按时按量缴付税务欠款以及各类installments给CRA;

d.   及时对账,及时发现银行或者员工在财务上的错误。

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2.   更容易获得金融机构贷款:

一个清晰、准确的账目可以帮助银行了解公司良好的现金流状况,并帮助公司获得更优条件的贷款用来购置资产,维修,或者扩张。

3.   帮助管理层更准确地把握公司的发展方向,制定正确的公司策略:

通过公司的账目,管理层可以了解到:

a.   公司是否有盈利

b.   企业增长的速度

c.   公司的现金状况以及现金的用途

d.   公司哪些服务或产品利润最高

4.   公司合并或转让更容易:

让潜在买家更好的了解公司的运营情况,让公司呈现最大的价值,让股东从中获得最大的收益。

5.   让税务审计(CRA Audit)变得轻松:

清晰的账目可以在被审计时为你节省非常多的时间,精力,和金钱。 在你被要求提供账目或证明材料时,你可以很容易地找到这些文件。

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 再者,哪些费用可以记?

很多管理者不确定哪些费用可以记在账上用来减税。

简单来说,一般情况下只要是用于赚取公司收入的花销(expenses incurred to earn business income),税法上都是允许的。 需要注意的是,这些花销必须是合理的(reasonable)。比如一个公司的主要业务是餐饮,但是产生了很高的车辆相关的费用,这就很可能是不合理的。

 许多费用还有特殊的规定:比如用餐和娱乐(meals and entertainment)只有总数的50%可以用来抵税;资本资产(capital asset)的费用必须每年按不同类别的资产来分别折旧(Capital Cost Allowance),而不是一次性抵税;俱乐部会员年费(club membership)是不能抵税的等等。

 到了年底,专业的会计会根据这些特殊的规定帮你检查并做调整(year-end adjustments)。

 另外,怎样记账最好? 

根据每个公司的不同需求,记账系统也应该做相应的调整。 在这里建议大家,在符合公司需求的前提下,账目类别越简单越好,这样可以确保你的财报简洁,易懂。 打个比方,如果一个损益表(income statement)上有四种不同的广告费用,包括:网络宣传、平面媒体、电视广告和广告牌, 那这个报表就会显得比较乱。管理者应该问问自己是否真的需要分开呈现每种广告类别总数?这样做是否为自己的管理和分析增加价值?如果这样做没有太大的价值,那么报表上只要一行广告费的总数就够了。如果阅者需要更详细的分类信息,可以那时再从会计系统里调出。

在一开始设置会计系统时,管理者需要决定科目汇总表(chart of accounts)需要哪些科目。一般来说,income statement有关的科目包括各类收入和支出, balance sheet有关的科目包括各类资产、负债和权益。如果汇总表设置的合理,之后生成的财务报表就不需要很多的调整。如果不确定需要哪些科目,就咨询一下你的会计吧!

 POS机的销售怎么记?

很多零售或者餐饮业的公司通过POS机完成销售和收款。然而POS机和会计系统往往不会自动交换信息,这就产生了一个问题:每一笔销售都要手动记录到会计系统吗?

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答案是不用。其实每天营业结束后,只要记录一下POS机自动生成的报表数额,之后再记录一次实际收款数额即可。

我们用QuickBooks Online (QBO) 软件举例:

在设置好科目汇总表和products and services(包括收入、HST、支票和信用卡支付等等)之后,每天只要按照下图记录即可:1.jpg.png

最后确认AMOUNT的总数为零,就应该是做对了。

在存支票或者收到信用卡公司的汇款时,在QBO里记一个收款(receive payment)即可。但是不要忘了记录信用卡公司的手续费啊!

最后,怎样对账?

对账通常是交给自己的会计或者公司的财务人员来做。一般来说最少一个月对账一次,这样可以保证及时发现错误。

简单的说,对账分四步:

1.   对比公司的现金账(cash account)和银行流水,确保账上记录的存款都存进了银行账户。

2.   调整银行账户结余:如果存的支票还没有显示在银行结余里,就应该把这部分手动加入银行结余。

3.   调整现金账:补充记录银行手续费或者月费这一类的费用。如果有bounced checks(退票),也应该把现金账里这部分存款减掉。

4.   发现错误:如果调整后的现金账和银行结余不等,那么很可能其中一个记录有错误,这时是发现错误的最好时机。

如果你还有任何关于记账的问题,或者希望有专业人士协助你记账,就请联系FeiMa Chartered Professional Accountants (FeiMa CPAs)吧! 我们会竭力为你解答所有疑惑!

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