【加拿大房东必看】10份出租文件必保存，避免法律风险！
2025-03-31
渥太华微生活
来源：温哥华1号房产
作为房东，保持组织良好、详细的记录是你的责任。
为了帮助避免潜在的法律纠纷和租客问题，务必将以下文件妥善保存：租赁申请、租客筛选文件、租赁或租房协议、宠物政策、欢迎信、入住清单、续租文件、退房信以及退房清单。
为什么房东需要保存记录
房东保存详细记录至关重要，条理清晰、策略性地保存文件能够帮助房东：
更好地防范潜在的、可能带来重大损失的诉讼
应对税务责任
提升与租客的透明度和信任
10份出租文件房东须保存
1、出租申请
租赁申请能让你了解潜在租客的详细信息，通常是筛选或拒绝申请者的第一步。要求租赁申请可以减少将不合适的租客入住你的房产的风险。
一份典型的出租申请包括以下内容：
联系信息
推荐人
当前和以前的住址信息
工作经历
收入证明
租客筛选授权，包括：
信用报告
驱逐历史
犯罪记录
务必保存所有申请材料，包括被拒绝申请者的资料。保存文件的时间长度因联邦、州和/或地方法律而有所不同。
２、租客筛选表格
许多房东认为租客筛选至关重要，它有助于找到更合适的租客。也就是说，在收集租赁申请后，你可能需要通过仔细审查所有文件来审查潜在租客。
租客筛选政策的一般原则：
制定租赁标准（例如最低收入要求），记录这些标准，并对所有申请者一视同仁。
保留一份预筛选问题清单，确保每位申请者都回答相同的问题。
联系租客提供的房东推荐人和雇主，并准备好一份参考问题清单。
通过可靠的服务进行官方背景调查，包括犯罪记录和在线租赁信用检查。
3、出租协议
出租协议证明租客可以在指定时间内居住在某物业中，同时明确了房东和租客双方的权利和责任。如前所述，出租协议在未来发生纠纷时可以成为你的有力保障。
尽管具体租赁条款可能有所不同，但通常应包括以下内容：
- 作为房东的角色、责任和权利
- 租客的责任和权利
- 租赁的日期和条款
- 物业保护和租客的责任
- 租金支付条款，包括租金支付时间和方式
驱逐程序的相关规定
在BC省建议使用RTB官方的出租合同版本: Residential Tenancy Agreement
４、租赁宠物政策文件
如果你的租赁物业允许养宠物，务必保存一份正式的宠物政策文件。租客应签署此文件，其中可能包括额外的宠物押金、宠物租金、清洁费用或宠物主人应承担的责任等内容。
５、新租客欢迎信
欢迎信是你给租客的友好问候，同时也提供一些实用信息。欢迎信中可能包括以下内容：
- 如何设置水电煤等公共设施
- 如何购买租客保险
- 如何领取钥匙
如何使用洗衣设备/洗衣房
虽然这些内容简单，但欢迎信有助于租客顺利过渡，并促进房东与租客之间的良好关系。
６、租客入住清单
- Move in Inspection Report
入住清单有助于你跟踪物业的状况，并确保租客对入住期间发生的任何损坏负责。如果没有清单，退房后就会变成你说的与租客说的对峙。
这个租赁文件也能让租客安心，因为它确保你不会因为原有的损坏而收取费用。在租客入住时和退房时一起检查清单。这将有助于判断租客是否对物业造成了超出正常磨损的损坏。
７、出租续约文件
租赁续约能帮助房东节省时间和费用，并带来许多好处，包括：
省去寻找新租客的成本
减少空置风险
减少不合适租客入住的风险
留住已经熟悉租赁条款的租客
在续约时要保持主动，提前询问租客是否愿意续签租约。
在BC省，固定租约期满后，租约会自动转为月租。如果不希望继续签订固定租约，则无需签署续租合约。
８、退房信
如果租客计划搬出物业，在租约结束前你应发送一封退房信。这份文件明确租客搬出前的责任，并告知如何退还押金。
退房信应至少包括以下内容：
清洁要求和期望
最终租赁检查的日期和范围
押金扣除情况
如何和在哪儿归还钥匙
重要提醒
请求提供转交地址
９、租客退房清单
- Move out Inspection
租客退房清单明确了租客搬出时的物业状态，也是退还押金的依据。
1０、与租客的沟通记录
在你的租赁文件档案中，保留从租客申请入住到退房后的所有沟通记录。这些记录可能包括：
邮件往来
短信截图
电话或面对面交流的日期记录
如果你需要对某次沟通提出异议，详细的记录将有助于保护你自己的权益。
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